Rollen klären, bevor das Projekt startet.
Wer ein rechnungslegungsrelevantes System mit einrichtet, ist als Abschlussprüfer desselben Hauses ausgeschlossen, sofern die Mitwirkung nicht von untergeordneter Bedeutung ist (§ 319 Abs. 3 Nr. 3 Buchstabe a HGB). Wir sagen vor der Beauftragung, welche Rolle wir übernehmen – und welche dadurch entfällt.
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§ 319 Abs. 3 Nr. 3 HGB · § 147 Abs. 6 AO · IDW PS 850
Fünf Beteiligte, zwischen zweien eine Unvereinbarkeit: Die inhaltliche Mitgestaltung eines rechnungslegungsrelevanten Systems schließt dessen spätere Prüfung aus (§ 319 Abs. 3 Nr. 3 HGB).
Trägt die Verantwortung für Buchführung und Abschluss
Aufgaben
Richtet ein und betreibt
Aufgaben
Beurteilt während der Projektlaufzeit
Aufgaben
Prüft den Abschluss, der aus dem System entsteht
Aufgaben
Greift im Rahmen der Außenprüfung auf die Daten zu
Aufgaben
Ein Systemwechsel im Rechnungswesen betrifft nie nur die IT. Die folgenden Anlässe führen regelmäßig dazu, dass mitten im Projekt eine berufsrechtliche oder steuerliche Frage auftaucht, die vorher niemand gestellt hat.
| Kriterium | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Wichtig: Einführung oder Wechsel eines ERP-Systems | Rollenverteilung vor Projektbeginn festlegen | § 319 Abs. 3 Nr. 3 Buchstabe a HGB schließt als Abschlussprüfer aus, wer bei der Führung der Bücher oder der Aufstellung des Jahresabschlusses mitgewirkt hat – sofern das nicht von untergeordneter Bedeutung ist |
| Betriebsprüfung kündigt sich an | Datenzugriff auf die gespeicherten Daten | § 147 Abs. 6 AO: Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen. Die Auswertbarkeit ist damit eine Systemanforderung und keine nachträgliche Aufgabe |
| Wichtig: Ein Altsystem soll abgeschaltet werden | Die Fristen laufen weiter, das System nicht | § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO: zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Für Institute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleiben Buchungsbelege bei zehn Jahren |
| Das Löschkonzept rechnet pauschal mit zehn Jahren | Für Buchungsbelege sind es acht | Die Unterscheidung steht in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO. Eine pauschale Zehnjahresfrist verletzt keine Pflicht, hält Daten aber länger vor als nötig – das ist Angriffsfläche, nicht Vorsicht |
| Das Projekt soll geprüft werden, bevor es produktiv geht | Projektbegleitende Prüfung statt Prüfung im Nachhinein | IDW PS 850 beschreibt die projektbegleitende Prüfung bei Einsatz von Informationstechnologie: Beurteilung während der Projektlaufzeit statt nach Abschluss. Wer erst nach dem Produktivstart prüft, kann Befunde nur noch dokumentieren, nicht mehr abstellen |
| Diskussion über das interne Kontrollsystem | Bei börsennotierten Gesellschaften ausdrücklich vorgeschrieben | § 91 Abs. 3 AktG verlangt vom Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft ein im Hinblick auf Geschäftstätigkeit und Risikolage angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem. § 91 Abs. 2 AktG verlangt für jede Aktiengesellschaft ein Überwachungssystem zur Früherkennung bestandsgefährdender Entwicklungen |
| Belege sollen nur noch digital vorgehalten werden | Zulässig, mit zwei Ausnahmen | § 257 Abs. 3 HGB erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern – ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. § 147 Abs. 2 AO regelt das Entsprechende für das Steuerrecht mit einer eigenen Ausnahmeliste |
Was Warten kostet
Die Rollenfrage beantwortet sich durch Mitwirkung, nicht durch Vertrag: § 319 Abs. 3 Nr. 3 Buchstabe a HGB knüpft an die Tätigkeit an. Wer sie erst im Projekt stellt, hat den Ausschlussgrund schon gesetzt – rückwirkend heilbar ist er nicht.
Vor jedem Auftrag steht die Rollenfrage: Beraten wir, prüfen wir projektbegleitend, oder sind wir Ihr Abschlussprüfer? Zwei dieser drei Rollen lassen sich nicht beliebig verbinden.
Die Grenzen dieser Leistung sind größtenteils keine Frage der Vorliebe, sondern des Berufsrechts. Sie werden vor der Beauftragung benannt und nicht im Nachhinein entdeckt.
Warum justReporting
Ob ein System auswertbar ist, entscheidet sich daran, ob ein Prüfer eine Stichprobe bis zum Beleg zurückverfolgen kann. Wer das selbst prüft, formuliert die Anforderung vor der Einführung.
Wir empfehlen kein Produkt und erhalten von keinem Hersteller eine Vergütung. Sie bekommen den Anforderungskatalog und treffen die Auswahl – die übliche Gegenfinanzierung entfällt damit.
Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verantwortet Ihr Unternehmen. Wir stellen dafür keine Bestätigung aus, die im Markt als Siegel verkauft wird – auch wenn sie sich gut verkaufen ließe.
Im Raum Düsseldorf und Köln ansässig, remote deutschlandweit tätig.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie stehen im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, BStBl I 2019 S. 1269) und wurden durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024 und vom 14.07.2025 geändert. Es handelt sich um eine Verwaltungsanweisung: Sie bindet die Finanzverwaltung und beschreibt, was diese von einem Datenverarbeitungssystem im Rechnungswesen erwartet.
Acht Jahre. § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO unterscheiden ausdrücklich: zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen in § 147 Abs. 3 AO genannten Unterlagen. Für Institute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt auch für Buchungsbelege die Zehnjahresfrist. Die pauschale Aussage, alles sei zehn Jahre aufzubewahren, trifft damit nicht zu.
Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, wenn die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Für die Systemeinführung folgt daraus eine Anforderung, die vorher festzulegen ist: Die Daten müssen maschinell auswertbar bereitstehen, und zwar über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg – auch dann, wenn das erzeugende System längst abgelöst ist.
Grundsätzlich ja. § 257 Abs. 3 HGB erlaubt, die in Absatz 1 genannten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufzubewahren; ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. § 147 Abs. 2 AO regelt das Entsprechende für das Steuerrecht mit einer eigenen Ausnahmeliste. Die praktische Hürde liegt weniger in der Zulässigkeit als in der Anforderung, dass die Wiedergabe während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleibt.
In aller Regel nicht beides. § 319 Abs. 3 Nr. 3 Buchstabe a HGB schließt als Abschlussprüfer aus, wer über die Prüfungstätigkeit hinaus bei der Führung der Bücher oder der Aufstellung des zu prüfenden Jahresabschlusses mitgewirkt hat, sofern diese Tätigkeit nicht von untergeordneter Bedeutung ist. Dieselbe Vorschrift erfasst nach ihrem Schlusssatz auch Tätigkeiten, die ein Unternehmen ausübt, für das der Prüfer tätig ist oder an dem er maßgeblich beteiligt ist. Welche Rolle bleibt, entscheiden wir mit Ihnen vor der Annahme.
Eine Prüfung, die während der Laufzeit eines IT-Projekts stattfindet statt nach dem Produktivstart. IDW PS 850 beschreibt sie für den Einsatz von Informationstechnologie. Der Unterschied ist kein zeitlicher, sondern ein wirksamer: Wer erst nach dem Produktivstart prüft, kann eine Feststellung nur noch berichten; wer während des Projekts prüft, kann sie noch abstellen lassen, solange das billiger ist als eine Korrektur im laufenden Betrieb.
Sie beschreibt, wie Geschäftsvorfälle von ihrer Entstehung bis zur Aufbewahrung durch die Systeme laufen: eingesetzte Systeme, Schnittstellen, Berechtigungen, Kontrollen, Aufbewahrung und Änderungen daran im Zeitverlauf. Ihr Zweck ist, dass ein sachverständiger Dritter den Weg eines Belegs nachvollziehen kann, ohne dass ihm jemand aus dem Gedächtnis erklärt, wie gebucht wird. Genau das prüft die Finanzverwaltung neben den Daten selbst.
Nach § 91 Abs. 3 AktG der Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft: ein im Hinblick auf den Umfang der Geschäftstätigkeit und die Risikolage angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem und Risikomanagementsystem. Davon zu unterscheiden ist § 91 Abs. 2 AktG, der für jede Aktiengesellschaft gilt und geeignete Maßnahmen verlangt, insbesondere ein Überwachungssystem, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden.
Nein. Wir nennen keine Produktnamen und erhalten von keinem Anbieter eine Vergütung. Was wir liefern, ist ein Anforderungskatalog aus HGB, AO und GoBD, gegen den sich Angebote vergleichen lassen, sowie die Abnahme gegen diesen Katalog. Die Auswahl bleibt Ihre Entscheidung – und sie bleibt es auch dann, wenn wir das Projekt später begleiten.
Die Systemfrage hängt regelmäßig an einer der folgenden drei.
Wenn die Umstellung nicht am System hängt, sondern an einer unbesetzten Stelle im Rechnungswesen.
Wenn mit dem Systemwechsel auch eine Bilanzierungsfrage verbunden ist, etwa der Übergang auf ein anderes Regelwerk.
Wenn der Anlass eine angekündigte Betriebsprüfung ist und nicht das Projekt selbst.
Fachlich verantwortlich: Jannik Hassel, Wirtschaftsprüfer. Qualifikation und Kammerzugehörigkeit.
Im Erstgespräch klären wir, was Sie vorhaben, welche Rolle wir dabei übernehmen können und welche dadurch für uns entfällt. Diese Klärung kostet nichts und verhindert die Korrektur mitten im Projekt. Danach erhalten Sie eine Preiseinschätzung.
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